Aufzeichnen Ihrer Rechnungen mit Quickbooks 2003

Wenn eine Rechnung kommt, ist das erste, was zu tun, es aufzunehmen. Sie können Rechnungen durch die Rechnungen Fenster eingeben oder die Kreditoren Register. Wenn Sie planen, Rechnungen von Kosten und Artikel zu verfolgen, müssen Sie die Enter-Rechnungen Fenster zu verwenden.

Um eine Rechnung über die Rechnungen Dialogfeld Geben Sie folgendermaßen vor auf:

1. Wählen Sie Vendors -> Enter Bills.

Oder alternativ wählen Lieferanten aus der Navigatoren Liste und dann die Enter klicken Bills Symbol. Man merkt, kein Zweifel, dass die obere Hälfte dieses Fensters viel wie ein Scheck sieht - das ist, weil ein Großteil der Informationen, die Sie hier setzen landet auf dem Scheck, den Sie schreiben Ihre Rechnung zu bezahlen. (Wenn Sie das Wort Kredit an der Spitze der Form eher als Bill zu sehen, klicken Sie auf die Bill Optionsfeld in der linken oberen Ecke. Sie können auch auf diesem Bildschirm Kredit von Anbietern zu gelangen.)

2. Wählen Sie den Namen des Verkäufers Sie zahlen.

Wenn Sie diese Rechnung an einen Lieferanten zu bezahlen, die bereits auf der Lieferantenliste ist, klicken Sie einfach auf den Pfeil nach unten am Ende der Zeile Vendor und dem Verkäufer zur Verfügung. (Quickbooks dann automatisch die Rechnungen Fenster Geben Sie so viele Informationen füllt, wie es sich erinnern kann.) Aber wenn dieser Anbieter neu ist, Quickbooks fragt Sie Quick Add oder Up einige Informationen über den Verkäufer einstellen - die Adresse, Kreditlimit, Zahlungsbedingungen, und so weiter. Sie stellen diese Informationen in der New Vendor Fenster.

Wenn Sie einen oder mehrere ungefüllte Bestellungen mit dem Verkäufer haben Sie wählen, fragt Quickbooks, ob Sie gegen eine Bestellung erhalten möchten. Klicken Sie auf Ja, wenn Sie tun oder Nein, wenn Sie dies nicht tun. Wenn Sie gegen eine Bestellung erhalten wählen, zeigt das Open Quickbooks Bestellungen Dialogfeld. Es listet einfach die offenen Bestellungen Sie aufgenommen haben. Wenn Sie eine oder mehrere Bestellungen wählen erhalten gegen füllt Quickbooks in den Positionen und Mengen von diesen Aufträgen für Sie, die Sie nach Bedarf ändern können.

Um eine Bestellung anlegen, die nur eine Aufzeichnung der Artikel, die Sie von Anbietern zu bestellen, wählen Sie Vendors -> Anlegen von Bestellungen. Wenn Quickbooks die Bestellungen Fenster erstellen angezeigt wird, beschreiben Sie Ihre Bestellung. Sie drucken und bearbeiten Bestellungen in der gleichen Weise, wie Sie Rechnungen und Gutschriften drucken.

3. Wählen Sie die Zahlungsbedingungen, die beschreiben, wenn die Rechnung fällig ist.

In der Begriffe Zeile, öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie die Zahlungsbedingungen (wenn die Informationen nicht bereits dort aus, wenn Sie den Verkäufer einrichten).

Geben Sie 4. (Optional) ein Memo, die Rechnung zu beschreiben.

Sie können eine Notiz in der Memo-Feld eingeben. Die Note, die Sie eingeben erscheint auf dem A / P-Register.


5. Bewegen Sie den Cursor in die Spalte Konto der Kosten Registerkarte nach unten und einen Aufwand Kontonamen eingeben.

Die Chancen stehen gut, dass Sie den Namen eines Aufwandskonto eingeben möchten, die auf dem Konten bereits ist. Wenn das der Fall ist, klicken Sie auf den Pfeil nach unten eine Liste aller Ihrer Konten zu sehen. Sie müssen wahrscheinlich die Liste nach unten scrollen, um die Kosten zu bekommen zu versuchen (eine schnelle Art und Weise ist die Liste nach unten zu bewegen beginnen den Kontonamen eingeben - Sie gehen gerade nach unten in der Liste). Klicken Sie auf das Konto, dass diese Rechnung stellt (wahrscheinlich es ist Zubehör oder so ähnlich).

Wenn Sie eine neue Spesenkonto Kategorie für diese Rechnung erstellen müssen, wählen von der Spitze der Liste. Sie sehen das Dialogfeld Neues Konto. Füllen Sie die Informationen und klicken Sie auf OK.

Was ist, wenn das Geld, das Sie wegen dieser Rechnung sind die Auszahlung kann unter zwei, drei oder vier Spesenkonten aufgeteilt werden? Klicken Sie einfach unter dem Konto, das Sie gerade eingegeben haben. Der Pfeil nach unten erscheint. Klicken Sie darauf, eine weitere Kosten-Konto einzugeben, und eine andere, und eine andere, wenn Sie wollen.

6. Tab über in die Spalte Betrag, falls erforderlich, und die Zahlen ändern.

Wenn Sie diese Rechnung auf mehrere Konten sind aufgeteilt, stellen Sie sicher, dass die Zahlen in der Spalte Betrag auf die Summe der Rechnung addieren.

7. (Optional) Geben Sie Worte der Erklärung oder Weisheit in der Memo-Spalte.

8. (Optional) Weisen Sie die Kosten an einen Kunden: Job.

Wenn Sie für diese Kosten zu erstatten wollen, oder wenn Sie wollen einfach nur durch Arbeit, Ihre Kosten zu verfolgen, geben Sie den Kunden, der Sie zu erstatten wird. Geben Sie einen Betrag für jedes Konto, falls erforderlich. Sie können den Pfeil nach unten verwenden, um Kunden zu finden und klicken sie dann.

9. (Optional), um die Kosten zu einer Klasse zuordnen.

Sie können auch durch Eintragungen in der Spalte Klasse Ausgaben nach Klasse verfolgen. Beachten Sie die üblichen Pfeil nach unten und klicken Sie, um eine Liste der Klassen zu sehen. (Sie haben keine Spalte Klasse zu sehen, wenn Sie Quickbooks gesagt haben, die Sie möchten Klassen zu verwenden.)

Wenn Sie nach Klasse Quickbooks Spur Kosten haben wollen, können Sie es einrichten, um so zu tun. So richten Sie Quickbooks Kosten zu verfolgen, wählen Sie Bearbeiten -> Einstellungen. Wenn Quickbooks das Dialogfeld angezeigt wird, klicken Sie auf die Accounting-Symbol, klicken Sie auf die Registerkarte Firmeneinstellungen und markieren Sie das Kontrollkästchen Verwenden Sie nur Klasse-Tracking.

Wenn Sie möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu berechnen die Kosten insgesamt.

10. Verwenden Sie die Registerkarte Elemente, die verschiedenen Elemente zu erfassen, die die Rechnung darstellt.

Klicken Sie auf die Registerkarte Elemente. Geben Sie die Artikel, die Sie gekauft und die Preise, die Sie für sie bezahlt.

Wenn Sie nach Abschluss teilweise die Rechnung erkennen, dass die Rechnung tatsächlich eine Bestellung nicht bezahlen, klicken Sie auf die Select-PO-Taste, die auf der Registerkarte Elemente des Enter Bill-Fenster erscheint.

Vom Hersteller Dropdown-Liste, klicken Sie auf den Namen des Anbieters, die Ihnen die Rechnung geschickt. In der Liste der offenen Bestellungen, klicken Sie in der Spalte auf der linken Seite ein Häkchen neben der Bestellung zu setzen (oder Befehle), für die Sie zahlen. Leicht genug? Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind, und Quickbooks füllt die Registerkarte Elemente automatisch für Sie.

11. Gehen Sie zum Punkt Spalte und geben Sie einen Namen für das Element.

Beachten Sie den Pfeil nach unten in dieser Spalte. Klicken Sie darauf, die Artikelliste zu sehen. Hat das Element, das Sie zahlen sich für in dieser Liste erscheinen? Wenn ja, klicken Sie auf das Element. Wenn nicht, wählen von der Spitze der Liste und füllen Sie das Fenster Neues Element aus.

12. Füllen Sie den Rest der Reihen der Elemente auf der Registerkarte Elemente.

Sie können alle Elemente geben Sie hier den Kauf sind. Stellen Sie sicher, dass die Registerkarte Elemente genau die Elemente zeigt, dass Sie den Kauf, ihre Kosten und ihre Mengen. Wenn Sie möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu berechnen Sie die Elemente insgesamt.

13. Speichern Sie die Rechnung.

Klicken Sie auf Speichern Neu Ihre Aufzeichnung der Rechnung zu speichern und dann eine andere Rechnung eingeben. Oder klicken Sie auf Speichern Schließen Sie Ihre Rechnung zu erfassen, aber nicht eine andere Rechnung bezahlen.

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