Event Management For Dummies (UK Edition)

Wenn einer Ihrer Ziele in Event-Management ist es, neue Kunden zu einer Veranstaltung zu gewinnen - und es ist - müssen Sie genau klar zu sein, welche Art von Kunden Sie und Ihre Kunden anziehen wollen.

Dieser Prozess der ein Zielprofil zu identifizieren funktioniert auch für die interne Kommunikation Veranstaltungen wie Vertrieb und Marketing Konferenzen. Denken Sie an die typische Person innerhalb der Organisation und dann überlegen, wie lange er oder sie mit der Firma gewesen, die Größe seiner oder ihrer Familie, was er oder sie an den Wochenenden der Fall ist, und so weiter.

Verwenden Sie die folgende Checkliste, um Ihnen den Einstieg. Versuchen Sie zur Liste oder die Person beschreiben:

  • Name

  • Alter

  • Geschlecht

  • Wohnort

  • Art der Unterbringung

  • Co-Bewohner

  • Bildungsgrad

  • Karriere

  • Jahres- / Monatseinkommen

  • Position innerhalb der Familie

  • Anzahl der Stunden pro Woche verbrachte bei der Arbeit

  • Freizeitaktivitäten

  • Hobbys

  • Freundschaft Gruppe

  • Diät

  • Rauchen und Trinkgewohnheiten

  • Online-Verhalten

  • Einkaufsgewohnheiten

  • Club-Mitgliedschaften (falls vorhanden)

  • Ferien:

  • Religion

  • Das Leben Ambitionen

  • Fears

Erstellen eines Event-Sicherheitsplan

Einer Ihrer wichtigsten Rollen in Event-Management ist, um sicherzustellen, dass die Menschen bei Ihrer Veranstaltung sicher sind. Erstellen Sie ein Ereignis Sicherheitsplan gut im Voraus über alle großen oder öffentlich zugängliche Veranstaltungen. Je nachdem, wie viel Zeit Sie von Ihrem Client für den gesamten Planungsprozess gegeben wurden, erstellen Sie im Idealfall diesen Plan ein paar Monate im Voraus, es dann zu den folgenden Gruppen zirkulieren:

  • Der Klient

  • Der Veranstaltungsort Management

  • Die Polizei

  • Die Feuerwehr und Rettungsdienst

  • Der Rettungsdienst

  • Die lokale Vollzugsbehörde

Es ist nicht ungewöhnlich für mehrere Entwürfe der Veranstaltung Sicherheitsplan unter Berücksichtigung aller Sicherheitselemente des Ereignisses und der zugehörigen Verfahren zu nehmen hergestellt werden. Keine Sorge, wenn Sie auf Version 6 von der Zeit sind es zugelassen!

Die Veranstaltung Sicherheitsplan enthält Informationen unter folgenden Überschriften:

  • Terminübersicht: Dies ist zu setzen in Zusammenhang helfen, was der Fall ist für und für wen. Mit Bezug zurück zu Ihrem ursprünglichen kurzen helfen Ihnen, diesen Abschnitt zu schreiben.

  • Veranstaltungsort im Überblick: Dies sollte Informationen wie Kontakt- / Richtungs Details, ein Grundriss und eine bestimmte Zugriffsinformationen.


  • Risikoabschätzung: Dies zeigt alle Leser, die Sie alle potenziellen Risiken in Betracht gezogen haben, aber noch wichtiger ist, wie Sie minimieren oder diese Risiken zu entfernen.

  • Event-Gesundheit, die Sicherheit und das Wohlbefinden: Es gibt verschiedene Methoden, die verwendet werden können, Ihr Team und Gäste Wohlergehen bei Ihrer Veranstaltung zu gewährleisten. Der Leser dieses Dokuments wird nicht jeden einzelnen Plan wissen müssen, aber mehr eine Übersicht, die Sie wissen, was erforderlich ist, und irgendwelche spezifischen Details, die an die lokalen Behörden relevant sein kann.

  • Bühne, temporäre Strukturen und Infrastruktur: Geben Sie einen Überblick über alle wichtigen Struktur, ihres Herstellers und alle Gesundheits- und Sicherheitshinweisen wie Windgeschwindigkeit Bewertungen.

  • Elektrische Anlagen: Informationen über die Höhe der Leistung, die erforderlich ist und wie dies vorgesehen ist und gepflegt wird vor Ort.

  • Lebensmittel, Getränke und Händler: Sie sind wahrscheinlich Essen nicht nur für Ihre Gäste zu bieten, sondern auch für Ihre Mannschaft. Geben Sie Informationen für den Fall, Sicherheitsplan über das Essen - nicht, ob es sein wird, Lamm oder Huhn, aber wie viele Gastronomen Sie werden vor Ort haben und die Arten von Lebensmittelzubereitungstechniken werden sie verwendet werden.

  • Müllentsorgung: Detail Ihren Plan für diese - egal ob Sie bins Recycling mit werden, wie häufig diese geleert werden und ob Sie Wurf Kommissionierer beschäftigen, zum Beispiel.

  • Sicherheit / stewarding: Fügen Sie Informationen darüber, wie viele Mitarbeiter vor Ort und alle besonderen Prozesse werden sie folgen müssen. Es gibt Informationen weiter oben in diesem Kapitel über die verschiedenen Sicherheitsoptionen.

  • Crowd / Verkehrsmanagement: Dies wird an die örtlichen Behörden von besonderem Interesse sein, die sicherstellen wollen, dass Sie angemessene Vorkehrungen getroffen haben große Bewegungen von Menschen zu verwalten. Siehe unten in diesem Kapitel für Methoden der Crowd Management bei Veranstaltungen.

  • Organisation und Auftragnehmer: Sie sollten ein wenig Informationen über die Personen enthalten, die Sie vor Ort in Ihren Event Sicherheitsplan haben werden. Ein Organigramm hilft außerhalb Leser zeigen, wie Sie Ihr Team vor Ort aufgebaut werden und wer für was verantwortlich ist.

  • Kommunikation: Geben Sie einen grundlegenden Überblick über Ihre Kommunikationsplan in Ihren Event Sicherheitsplan.

  • Medizin / Erste-Hilfe-Versorgung: Details, die vor Ort zur Verfügung stehen werden Erste-Hilfe-Aufmerksamkeit zu schaffen und wie sie erreicht werden können.

  • Brandschutzmaßnahmen und Ausrüstung: Ihre Gesundheit und Sicherheit Berater und Produktionsleiter in der Lage, Sie in diesem Abschnitt der Veranstaltung Sicherheitsplan füllen zu helfen. Die Leser wollen wissen, was Ihre Fluchtwege sind, wie viele Feuerlöscher Sie haben, wo sie sind und wer sie im Falle eines Notfalls verwenden.

  • Sanitäre Einrichtungen: Fügen Sie Informationen darüber, wie viele Toiletten sind vorhanden und wie oft sie während Ihrer Veranstaltung gewartet werden.

  • Notfallmaßnahmen: Dies ist ein Bereich, in dem die lokalen Behörden wollen viele Details zu sehen und sicher sein, dass Sie verantwortlich sind genug, um mit Notfällen vor Ort zu beschäftigen.

  • Event-Inspektion: Decken Sie, wann und wer wird prüfen Ihre Website und melden Sie die Website in Bezug auf die Strukturen und die Gesundheit und Sicherheit aus.

  • Unfallmeldung und Untersuchung: Eine Übersicht des Prozesses muss einbezogen werden.

  • Die Rückstellungen für Menschen mit besonderen Bedürfnissen: Getreu dem Gleichstellungsgesetz ist wichtig. Siehe oben in diesem Kapitel für einige grundlegende Hinweise. Bereitstellung von Informationen in Ihren Event Sicherheitsplan, was die Besucher mit verschiedenen besonderen Bedürfnissen benötigen zu tun.

  • Notfallpläne: Zeigen Sie die lokalen Behörden, die Sie betrachtet haben alle wichtigen mögliche Probleme durch Notfallplan Beispiele in Ihren Event Sicherheitsplan setzen.

Die Entwicklung eines Event Management kritischen Zeitpfad

Schreiben Sie eine Version des kritischen Zeitpfad zu Beginn jedes Event-Management-Projekt, als ein Datum orientierte Projektplan. Aktualisieren Sie dieses Dokument im gesamten Projekt-Planungsprozess, wie die Dinge ändern sich, aber denken Sie daran, dass es ein Dokument ist, das ernst genommen werden muss.

Um Ihnen eine Vorstellung von der Art von Aktionen in Ihrer Zeit Pfad hinzuzufügen, lesen Sie die Vorschläge in der folgenden Liste. Diese sind für die Führung nur- jedes Ereignis unterschiedlich ist, und Ihre Dauer für die Planung wird anders sein, auch, aber die Liste ist ein guter Ausgangspunkt.

Sechs Monate vor der Veranstaltung

Ein halbes Jahr ist eine lange Zeit, aber Sie haben eine Menge zu tun: in diesem Stadium die Sie brauchen:

  • Harmonisieren Sie Ihre Ziele mit Ihrem Kunden

  • Wählen sie ein Datum

  • Zustimmen Ihr Budget und schreiben Aufschlüsselung ein Grundbudget, um sicherzustellen, dass es realistisch ist

  • Auswahl Veranstaltungsort Optionen

  • Besuchen Sie potenzielle Veranstaltungsort Optionen

  • Wählen Sie Ihren Ort und Bleistift in einem Datum

  • Schreiben Sie einen grundlegenden Zeitplan

  • Richten Sie Ihre kreative Thematisierung oder Ansatz

  • Erstellen Sie ein Team um Sie, dass Ihre Veranstaltung planen helfen können

  • Entwerfen Sie die kreative Identität Ihrer Veranstaltung

  • Entwurf für einen Marketing-Plan

Vier Monate vor der Veranstaltung

Bei der viermonatigen Phase sollten Sie:

  • Schreiben Sie einen grundlegenden Zeitplan

  • Starten Sie ein Marketing- und PR-Plan

  • Forschung geeignete Lieferanten

  • Verfeinern Sie die Aufschlüsselung des Budgets, die Sie zu Beginn der Veranstaltung Planung schrieb

  • Fordern Sie Verträge für Ihren Ort und keine größeren Kit bestellt und-Vermietung

  • Entwerfen Sie jede Marke Sicherheiten

  • Gestalten Sie den Grundriss (Layout)

  • Source Alle Hotelunterkunft für die Besatzung erforderlich

  • Bei Bedarf senden die Veranstaltung eine "Abwehr das Datum" für die Gäste für

  • Schreiben Sie den ersten Entwurf des laufenden Auftrags

  • Bewerben Sie sich für alle erforderlichen Genehmigungen

Zwei Monate vor der Veranstaltung

Acht Wochen oder so vor dem Tag der Show stellen Sie sicher, zu:

  • Bestätigen Sie alle Lieferanten

  • Schreiben Sie die Gesundheit und Sicherheit

  • Verfeinern Sie das Budget, immer überprüfen, dass Sie nicht zu viel ausgeben

  • Schreiben Slips und Details der Rollen und Verantwortlichkeiten der Besetzung auf

  • Collate eine Beschilderung Liste für Dinge wie Toiletten, Garderoben und so weiter

  • Senden Sie lädt ein, wenn erforderlich

  • Brief der Sicherheitsfirma

  • Buchen Proben für alle Catering-Anforderungen

Einen Monat vor der Veranstaltung

Mit einem Monat vor der Veranstaltung zu gehen, sollten Sie den ersten Entwurf der Produktionsplan zu schreiben.

Zwei Wochen vor der Veranstaltung

Zu Beginn der letzten vierzehn Tage, stellen Sie sicher, dass Sie:

  • die endgültige Produktionsplan für alle Lieferanten verteilen

  • Brief an den Fotografen

  • Collate die endgültige Gästeliste, falls erforderlich

Eine Woche vor der Veranstaltung

Mit 7 Tage nur zu gehen, stellen Sie sicher, dass Sie:

  • Cross-Check, dass alle Vorauslieferungen sind eingetroffen, einschließlich aller Sicherheiten oder Tüten

  • Verfeinern Sie das Budget

  • Stellen Sie sicher, Sie Portokasse für Last-Minute-Einkäufe on-the-Tag zur Verfügung haben

  • Rufen Sie alle Lieferanten Vereinbarungen zu bestätigen

Notfallplanung in Event-Management

Dies ist die "Was wäre, wenn. . . ? ' Szenarioplanung müssen Sie in Event-Management durchzuführen, und es ist eine Gelegenheit, Verwendung von pessimistisch Teammitglieder Sie haben zu machen. Setzen Sie sie alle in einem Raum und sie bitten, mit so vielen, was wäre wenn, wie sie können zu kommen.

nicht nur gibt Ihnen Zeit für eine gute Kommunikation mit Ihrem Team für potenzielle Risiken frühzeitig in den Prozess der Planung, sondern fügt auch die potenziellen Kosten in Ihr Budget.

Die potenziellen Risiken zu berücksichtigen, wenn Ihr Notfallplan gruppiert werden können, schriftlich wie folgt:

  • Physikalisch: Jeder Unfall, Feuer, Überschwemmung oder andere Naturkatastrophen, die Auswirkungen auf Ihre Ausrüstung, Gebäude oder Lager haben würde.

  • Mannschaft: Ihr Team ist auch nur ein Mensch, so Krankheit, Beschwerden oder Arbeitskampfmaßnahmen können sie betreffen.

  • Legal: Was könnte jemand verklagen Sie ist die einfachste hier Frage. Oder sind Sie zuversichtlich, dass die Konkurrenz Sie planen, zu laufen legal ist? Es ist am besten, um die Sache nicht verlassen, wie dies auf Zufall.

  • Technisch: Jeder verlässt sich so stark auf Technologie jetzt, dass sie oft davon ausgehen, es wird immer funktionieren. Überlegen Sie, wie Sie einen Barcode-Registrierung, ohne einen Computer oder ein Barcode-Lesegerät laufen würde, das funktioniert.

  • Politisch: Krawalle, Proteste, Kampagnen und Änderungen der Geschäftspolitik beeinflussen den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Wenn am Tag der Veranstaltung, die Einführung eines neuen Autos zu fördern, lesen Sie eine neue Pressemitteilung hervorgeht, dass die Steuer dieser Art von Fahrzeug um 25 Prozent zu erhöhen, was tun Sie?

Im Gegensatz zu Risikobewertungen, wo es ein gemeinsames Konzept für die Gestaltung der Form, sind Notfallpläne weniger einheitlich. Aufgrund der etwas detailliertere Art der möglichen Szenarien ist ein Notfallplan eher ein diskursives Dokument als ein Tisch zu sein. Wie bei jeder Kommunikation in Ereignisse, obwohl, ist es am besten durch die Szenarien zu sprechen und nicht verlassen sich auf Ihr Team ein Dokument zu lesen.

Contingency Plan Szenarien sind in der Regel weniger unmittelbar oder Unfall zu konzentrieren (wie Risikobeurteilungen) und allmählicher, so dass ein wenig mehr Zeit, um die Lösung zu planen.

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