Das Arbeiten mit einem Catering-Manager

Bevor Sie eine Funktion mit dem Essen für eine große Tagung oder Veranstaltung organisieren können, müssen Sie mit dem Catering-Manager (CM) an der Einrichtung, die Sie gemietet haben zu treffen oder Ihren außerhalb Caterer oder Partyplaner, wenn Sie ohne Ihre Veranstaltung an einem Ort halten in -Haus Einrichtungen. Seien Sie bereit, um eine gute Zusammenarbeit mit dieser Person zu bauen. Teilen Sie so viele Ihrer Ereignisdetails als angemessen - Ziele, Programmierung, Timing, Anzahl der Gäste (ungefähre, wenn Sie von genauen Zahlen nicht sicher sind, alternative Veranstaltungsort Arrangements, irgendwelche spezifischen Menü-Anfragen, Ihre Teilnehmer Vorlieben und Abneigungen, und bald.

Wenn Sie nicht bereits historische Informationen aus vergangenen Ereignissen haben Sie auf Start, auf jeden Fall ein Dossier für die Zukunft zu kompilieren. Dieses Dokument sollte Informationen über frühere Umgang mit dem Essen Funktion Catering- es als Nachschlagewerk verwenden für alle zukünftigen Kommunikation umfassen. Warum das Rad neu erfinden?

Legen Sie einen Termin mit dem CM, sie vorher wissen zu lassen, was Sie besprechen erwarten, so dass sie auch bereit ist. Wenn Sie einen Besprechungsraum oder Erfrischungsbereich sehen möchten oder Probe-Menü Ideen zu diskutieren, sie wissen lassen. Informieren Sie sie, ob Sie in einem Treffen mit dem Chef interessiert, Oberkellner / Kapitän oder andere Mitarbeiter. Sie maximieren Zeit, wenn jeder bereit ist.


Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre erste Begegnung kommen vorbereitet und zu wissen, Ihr Budget und Einschränkungen. Wie jeder gute Verkäufer, will ein geschickter CM Sie so viel wie möglich zu verkaufen. verschwenden ihre Zeit nicht wunderbar kreative Ideen zu erkunden, wenn Sie Ihren Geldbeutel nicht so weit dehnen.

Vermeiden Sie Ihr Budget zu früh in die Diskussion offen zu legen. Geben Sie die CM Baseballstadion Zahlen mit zu arbeiten, anstatt bestimmte Mengen. Wenn Sie eine bestimmte Menge zeigen, dann ist das, was der CM werden Sie zitieren. Wenn Sie nur ein Haushaltsbereich geben, dann könnten Sie ein Angebot für weniger zu bekommen. Allerdings verschwenden keine Zeit auf Kaviar suchen, wenn Sie nur einen Hamburger Haushalt.

Verwenden Sie Ihre erste Sitzung konstruktiv alle vorherigen Lebensmittel Funktionsprobleme oder Probleme zu diskutieren, vor allem, wenn Sie für frühere Ereignisse die Anlage benutzt habe. In Ergänzung:

  • Diskutieren Sie Optionen für die Teilnehmer mit speziellen Ernährungsbedürfnissen, wie fettarme und salzarme, vegan, vegetarisch, und koscher. Fordern Sie, dass keine Erdnüsse oder Erdnussöl verwendet werden, wie Erdnüsse die Ursache für viele allergische Reaktionen sind.
  • Informieren Sie den CM von anderen Besonderheiten, wie zum Beispiel, was Mahlzeiten benötigt werden, an welchen Tagen, ob Ihre verschiedenen Mahlzeiten erfordern separate Zimmer, ob Sie überzogen werden sollen oder Buffet-Food-Service, wo man die Pausen haben wollen (in oder aus der Tagungsraum), und welche Extras Sie für eine Mahlzeit Lautsprecher / Entertainer benötigen (einer erhöhten Plattform und / oder Katheder).
  • Je mehr das CM die Essenz Ihrer Veranstaltung versteht, desto mehr kann sie helfen Ihnen bei der Planung. Denken Sie daran, ist es in ihrem besten Interesse Sie erreichen eine erfolgreiche Veranstaltung zu helfen. Sie will Geschäft wiederholen, und sie möchte, dass Sie große Mund-zu-Mund-Empfehlungen zu Ihrem Meeting und Event-Planer Kollegen zu geben.
  • Diskutieren komplette Tagungspaket (CMP) Preise. Viele Einrichtungen bieten ein All-inclusive-Paket der Tagungsplaner für das Event, um Geld und Haushalt zu helfen sparen. Ein typisches Paket kann die Raummiete, Grunderfrischungspausen enthalten und minimal preisgünstige Mahlzeiten. Sie wissen genau, was ist, und nicht in dem CMP-Preis inbegriffen.
  • Sie wollen keine versteckten Überraschungen zu vermeiden. Zum Beispiel werden alkoholfreie Getränke in der Erfrischungspausen enthalten oder ist das ein extra? Was audiovisuelle Ausrüstung wird gestellt? Eine große Frage ist: "Was speziell ist in diesem Preis enthalten? "Überprüfen Sie, ob Steuern und Trinkgeld enthalten sind.
  • Stellen Sie die Extras, die Sie zahlen, wie Steuern und Servicegebühren / Gratifikation. Auch herausfinden, ob die Servicegebühr / Gratifikation besteuert wird.
  • Informieren Sie sich über alle in Konflikt stehenden Ereignisse zur gleichen Zeit wie Ihre Veranstaltung statt, und finden Sie heraus, ob das Hotel in der gleichen Zeit wie Ihre Veranstaltung renovieren wird.

Sie nicht den Wert Ihres Unternehmens unterschätzen. Persuade das CM Sie zu geben, was Sie wollen, aber wissen Sie Ihre Grenzen. Sie können den Kampf gewinnen, aber in einer allzu unüberlegt oder aggressive Art und Weise eine Beziehung gefährden könnte dies zu tun. Und denken Sie daran, Sie brauchen die Unterstützung des CM und die Zusammenarbeit für Ihre Veranstaltung.

Darüber hinaus sollten Sie auf Ihr Essen Kritiker Hut zu bringen und in die Nitty-Gritty des Menüs und Präsentation erhalten. Erkenne die bedeutende Rolle der Lebensmittel- und Getränke Anordnung für den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu machen. Sie wollen, dass jeder zu einem unvergesslichen Erlebnis zu haben. Zusammen mit dem CM, planen gut ausgewogene, Ernährungs-Menüs, die Vielfalt und sind optisch ansprechend bieten. Denken Sie daran, dass die Menschen mit den Augen essen, und decken die folgenden Punkte:

  • Betrachten wir eine Kostprobe vorher tun, und wenn Sie Wein dienen, auf jeden Fall die Empfehlungen des CM Probe für beide Rot- und Weißweine. Denken Sie immer daran, für die Sie Catering - es ist nicht selbst!
  • Passen Sie den Wein zum Menü. Wenn Sie bei der Aussicht auf die Wahl eines Wein eingeschüchtert fühlen, um Hilfe zu bitten. Der CM oder Koch gerne zu Hilfe kommen.
  • Vermeiden Sie einen Standardsatz-Menü auswählen und dann zu einem niedrigeren Preis für sie zu bitten. Dies wird nicht Sie populär zu machen. Stattdessen bitten die CM ein ähnliches Menü zu einem reduzierten Preis zu entwickeln. Es empfiehlt sich, den Koch eine inklusive, pro Person Budget zu geben und ihn bitten, um ein Menü zu erstellen, wie Sie wahrscheinlicher sind besseres Essen und mehr kreative Möglichkeiten zu bekommen.
  • Stellen Sie eine Probe Erfrischungspause Stationierung zu sehen. Geben Sie für Kreativität und Design. Haben sie Einweg- oder echte Geschirr benutzen? Gibt es eine Auswahl an pflanzlichen sowie regelmäßige Tees? Ist Soyamilch verfügbar als Milch Alternative?
  • Finden Sie heraus, ob der Koch alle Spezialitäten hat und schauen in die lokalen / regionalen / nationalen Gerichte, die für Ihre Gruppe angemessen wäre. Mit saisonalen lokal produzierte Lebensmittel können oft gleich eine Kostenersparnis.
  • Finde heraus, ob die serviert Lebensmittel frisch gekauft werden, oder ob sie in Dosen oder gefroren. Auch fragen, ob sie über eine eigene Bäckerei haben.
  • Wenn Sie einen Geschmackstest zu tun, denken Sie daran, dass, was Sie bemustert nicht zum Zeitpunkt Ihrer Veranstaltung in der Saison sein kann. Bewerten Sie diese mit dem Küchenchef.
  • Informieren Sie sich über die Portionsgrößen von jeder Mahlzeit.
  • Diskutieren Sie, ob das Mittagessen Dessert am Nachmittag Erfrischungspause oder ob das Abendessen Dessert in einem anderen Ort auf dem Gelände bedient werden konnten bedient werden konnten.
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